Dando continuidade à nossa série sobre como trabalhar com Tabelas do Excel no Power Automate, vamos explorar como inserir dados em Tabelas do Excel a partir do Power Automate. Isso inclui tanto a inserção de novas linhas em uma Tabela quanto a atualização de registros existentes.

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Integrando Power Automate e tabelas no Excel

Lendo dados de tabelas do Excel com Power Automate

Caso de uso: tabela contendo lista de escritórios

Para este post, usaremos a Tabela Office_List, criada no primeiro artigo da série. A tabela contém 5 registros (linhas) sobre as localizações dos escritórios de uma empresa, totalizando 4 colunas: uma coluna de Id, a cidade do escritório, o país do escritório e a quantidade de funcionários no escritório.

Inserindo Dados em Tabelas do Excel no Power Automate

Existe uma ação específica para inserir um registro em uma tabela do Excel com o Power Automate: a ação Adicionar linha a uma tabela. A estrutura dessa ação é simples e muito similar à ação Listar linhas de uma tabela: você precisa especificar a localização do arquivo que contém a tabela e selecioná-la em um dropdown. Após isso, a ação exibirá um campo de entrada para cada coluna da tabela (destacado em amarelo); esses campos variarão de acordo com a tabela:

Após a execução do fluxo, o registro será incluído como uma nova linha na tabela do Excel:

Atualizando valores em uma Tabela do Excel com o Power Automate

O processo para atualizar linhas em tabelas do Excel exigirá uma coluna-chave (key column). Como vimos no post anterior desta série, uma coluna-chave é uma coluna da tabela que contém exclusivamente valores únicos (não duplicados) e é usada para identificar cada registro da tabela de forma individual. No nosso exemplo, o melhor candidato para uma coluna-chave é o Office Id.

Para atualizar um registro, use a ação Atualizar uma linha (Update a row): os campos de entrada variarão de acordo com as colunas existentes na sua tabela. A ação exige uma coluna-chave e um valor-chave (destacados em amarelo na imagem abaixo), onde você poderá identificar qual coluna contendo apenas valores únicos será usada como referência e qual identificador único você deseja usar para encontrar o registro a ser atualizado (no nosso caso, a coluna Office Id e o registro com Id 1):

A coluna-chave é usada para filtrar os registros da tabela, permitindo ao usuário isolar a linha que precisa ser atualizada. Idealmente, a coluna-chave não deve ter valores repetidos: no nosso exemplo, as colunas Employees (empregados) ou Country (pais) não seriam boas candidatas para chaves, pois contêm valores repetidos (EUA e 14, respectivamente). Após identificar a coluna-chave, o Power Automate exigirá um “valor-chave”, que é o valor que identificará o registro a ser atualizado.

Você não precisa preencher todos os campos correspondentes a cada coluna da tabela, apenas aqueles que deseja atualizar efetivamente. No nosso exemplo, vamos apenas alterar a cidade do escritório (coluna City), atualizando-a para “Denver” (destacado em azul).

Como resultado, o registro com Office Id igual a As a 1 terá sua coluna City atualizada para “Denver”:

Atualizando mais de um registro em uma Tabela do Excel

A ação Atualizar uma linha requer uma coluna-chave e seu valor correspondente para identificar o registro a ser atualizado. Se o valor da chave estiver duplicado na coluna, apenas um registro será atualizado. No entanto, há situações em que precisamos alterar vários valores com base em uma condição. Por exemplo, suponha que queremos transformar “USA” na coluna Country em “United States” devido a uma alteração na regra de negócio.

Em cenários do mundo real, com centenas ou milhares de registros por tabela, passar individualmente o Office Id para ações Atualizar uma linha torna-se impraticável. Uma solução eficiente é primeiro ler os registros da tabela, filtrá-los com base na condição desejada (por exemplo, coluna Country igual a “USA”), percorrer os registros filtrados e atualizar cada um com os novos valores. Essa abordagem permite atualizações em massa e simplifica o processo.

O primeiro passo é recuperar todos os registros da tabela filtrados pela coluna Country. Para fazer isso, utilizamos a ação Listar linhas presentes em uma tabela e passamos uma consulta de filtro para limitar os resultados (há uma seção explorando essa operação em nosso artigo sobre como ler dados de tabelas do Excel). A consulta de filtro será parecida com isto:

A propriedade body dos raw outputs da ação (se você não sabe como acessar os raw outputs, consulte este post) será um array contendo todos os registros da tabela em que a coluna Country é igual a “USA”:

Como o output é um array, podemos acessar cada um de seus elementos e realizar um conjunto de ações usando um loop (consulte este artigo para mais detalhes sobre como trabalhar com loops em arrays), que neste caso será o Aplicar a cada. O input será a propriedade value da ação Listar linhas presentes em uma tabela (destacada em amarelo), e dentro do bloco adicionaremos uma ação Atualizar uma linha. Na ação de atualização, defina a coluna chave como Office Id e, como valor chave, o conteúdo dinâmico do Office Id da ação Listar linhas presentes em uma tabela (destacado em azul). Finalmente, a única coluna que será atualizada é a Country, que será alterada para “United States” (destacado em verde):

Em resumo, estamos retornando as linhas da tabela com coluna Country igual a “USA” e percorrendo todos esses registros (apenas 2, no nosso caso) para realizar uma ação específica em cada um deles: atualizar a coluna Country para “United States”. Após a execução do fluxo, a tabela ficará assim:

Conclusão

Neste post, exploramos como inserir e atualizar dados em tabelas do Excel usando o Power Automate. A ação Adicionar linha a uma tabela nos permitiu adicionar novos registros de maneira fluida, enquanto a ação Atualizar uma linha facilitou a modificação de entradas existentes. Ao identificar colunas-chave e utilizar filtros e loops, atualizamos de forma eficiente múltiplos registros com base em condições específicas, otimizando as tarefas de gerenciamento de dados.

Dominar essas técnicas permite aos usuários automatizar fluxos de trabalho e otimizar processos dentro das Tabelas do Excel. Com a integração do Power Automate, é possível trabalhar de forma mais eficiente, reduzir erros e obter insights valiosos a partir dos dados.